(目的)

第一条本规则为山梨县公安委员会(以下简称“公安委员会”。)通过制定行政文件管理相关必要事项,确保行政文件的迅速、恰当的管理,从而确保事务的适当且有效率的执行以及山梨县信息公开条例(1999年山梨县条例第五十四号)。以下称为“信息公开条例”。)的恰当且顺利的运用为目的。

(定义)

第二条本规则中的“行政文件”是指信息公开条例第二条第二项规定的行政文件中,协助公安委员会的委员长及委员以及公安委员会事务的山梨县警察的职员在职务上制作或取得的文件,这些人有组织地使用是指公安委员会或持有的东西。

(公安委员会所持有的行政文件)

第三条公安委员会持有的行政文件如下。

(行政文件分类基准表)

第四条关于行政文件,为了能够根据该行政文件所涉及的事务性质、内容等,分为大分类、中分类以及小分类三个阶段进行分类,应制作行政文件分类基准表(第一号样式)。

(行政文件的制作)

第五条公安委员会决定时应制作行政文件,事务实绩应制作行政文件。但是,下列情况不在此限。

(文件管理负责人)

第六条公安委员会设文书管理负责人一人,由山梨县警察本部总务室公安委员会助理室长担任。

(文书管理负责人)

第七条在公安委员会设置文件管理负责人,由文件管理负责人指定。

(行政文件的保存方法)

第八条行政文件应在公安委员会可以妥善管理的专用场所,与行政文件以外的文件区分,妥善保存。

(行政文件保存期间)

第九条行政文件必须从下一条规定的起算日起,根据下表上栏所示的行政文件的种类,分别在同表下栏所示期间经过之日之前保存。

(保存期间的起算)

第十条行政文件(保存期限不满一年的行政文件(以下称为“不满一年的文件”。)除外。以下在本条中相同。)的保存期间的起算日,按照以下各号所示的行政文件的管理分类,按照该各号规定。

(保存期间的延长)

第十一条下列行政文件,与前条的规定无关,即使在保存期间届满的日后,也应根据该区分分别延长到以下规定的期间经过之日为止的期间的保存期间。在这种情况下,符合一个分类的行政文件也符合其他分类时,应保存在各个期间经过之日的任意一个较晚的日期内保存。

第十二条文件管理责任人对于保存期限届满的行政文件,认为在执行职务上有必要时,可以规定一定的期间延长该保存期间。该延长所涉及的保存期间届满后打算进一步延长时也同样。

(移管到图书馆等处)

第十三条文件管理责任人是保存期间(根据前二条的规定延长的情况下,是延长后的保存期间。在下一条和第十五条中相同。)在期满的行政文件中,作为历史或文化资料或学术研究用资料保存是适当的,应经公安委员会批准,将其移交给图书馆等。

(行政文件的废弃)

第十四条保存期限届满的行政文件,除根据前条的规定移管到图书馆等的文件外,还应按照行政文件的内容及媒体对应的方法进行废弃。在这种情况下,该行政文件中信息公开条例第八条各号所示的不公开信息(以下称为“不公开信息”。)时,应采取适当措施,防止该不公开信息泄露。

(保存期限届满前废弃)

第十五条文件管理责任人有特殊理由时,可以得到公安委员会的批准,在保存期限届满前废弃行政文件。

(行政文件管理簿)

第十六条行政文件及行政文件(只限于单独管理的保存期限为一年以上的文件。)根据行政文件文件管理簿(第二号样式)进行管理。

(行政文件的阅览及出借)

第十七条文件管理责任人认为有必要时,可以让山梨县警察职员阅览或出借行政文件。

(法令适用除外)

第十八条根据法令的规定,对行政文件的分类、制作、保存、废弃其他的行政文件的管理相关事项设置了特别的规定时,关于该事项,根据该法令的规定。

(文件管理规则等的供览)

第十九条记载了本规则的文件及行政文件管理簿,供一般阅览。

(补则)

第二十条除本规则规定外,有关行政文件管理的必要事项由公安委员会委员长规定。